„Wir wissen, dass es schlecht läuft, aber wir trauen uns nicht, etwas anzufassen“ — diesen Satz hören wir am häufigsten von Unternehmen, die seit Jahren bei einem IT-Anbieter feststecken, der nach zwei Tagen reagiert. Die Sorge ist verständlich: Der Anbieter hat die Passwörter, kennt die Umgebung, und niemand im Unternehmen weiß genau, was wo konfiguriert ist. Die gute Nachricht: Eine richtig geplante Übernahme dauert 3–4 Wochen und erfordert keine einzige Stunde Stillstand.
Hier der vollständige Plan: was Sie noch vor der Kündigung vorbereiten sollten, wie die Übergabe Schritt für Schritt abläuft und wie Sie das Szenario entschärfen, in dem der bisherige Anbieter nicht kooperiert.
Anzeichen, dass es Zeit für den Wechsel ist
- Reaktionszeiten in Tagen statt Stunden, kein Ticketsystem — alles läuft „per Anruf bei Herrn Müller“.
- Keine Dokumentation: Außer dem Anbieter weiß niemand, wie das Netzwerk funktioniert und wo die Backups liegen.
- Keine Berichte, keine Proaktivität — Sie erfahren von Problemen erst, wenn etwas ausfällt, nicht vorher.
- Die Rechnungen wachsen, der Leistungsumfang bleibt vage; jede Zusatzleistung ist eine separate, überraschende Position.
- Der Anbieter hinkt technologisch hinterher: keine Cloud- oder Security-Kompetenz, kein MFA, „weil es die Arbeit erschwert“.
Vor der Kündigung — die Vorbereitung
- Lesen Sie den Vertrag: Kündigungsfrist, Pflichten des Anbieters bei Vertragsende (Übergabe von Dokumentation und Passwörtern sollte Vertragspflicht sein), Eigentumsklauseln.
- Klären Sie, was wem gehört: Auf wen sind Firmendomain, Microsoft-365-Abonnement, Lizenzen und Netzwerkhardware registriert? Auf den Anbieter? Dann muss das VOR der Kündigung bereinigt werden.
- Inventarisieren Sie die Zugänge: eine Liste der Systeme mit Admin-Konten (Server, Firewall, Cloud, DNS, Backup). Sie müssen die Passwörter nicht kennen — Sie müssen wissen, dass sie existieren und wer sie hat.
- Sichern Sie ein unabhängiges Backup: mindestens eine aktuelle Kopie der kritischen Daten, auf die der Anbieter keinen Zugriff hat.
- Wählen Sie den neuen Partner vor der Kündigung — die Übernahme sollte noch in der Kündigungsfrist beginnen, überlappend.
Die Übergabe Schritt für Schritt (3–4 Wochen)
- Woche 1 — Start-Audit: Der neue Anbieter inventarisiert die Umgebung (oft parallel zur Arbeit des alten), dokumentiert Konfigurationen, identifiziert Single Points of Failure und Dokumentationslücken.
- Woche 2 — formelle Übergabe: Übergabeprotokoll für Dokumentation, Passwortlisten und Lizenzen vom bisherigen Anbieter. Wenn möglich ein Dreiergespräch — zivilisierte Trennungen kommen öfter vor, als man denkt.
- Woche 2–3 — Austausch der Zugangsdaten: sofortige Änderung ALLER administrativen Passwörter, Sperrung der VPN-Zugänge und Konten des alten Anbieters, MFA-Neuregistrierung, Prüfung der Dienstkonten und Fernzugriffsregeln.
- Woche 3 — operative Übernahme: Monitoring und Backup unter Kontrolle des neuen Teams, Ticketsystem live, Mitteilung an die Mitarbeiter: Ab heute melden Sie hier.
- Woche 4 — Stabilisierung: Maßnahmenplan aus dem Audit (was dringend ist, was warten kann), erster Bericht, Vereinbarung eines Review-Rhythmus.
Was, wenn der alte Anbieter nicht kooperiert
Seltener, als die Angst suggeriert — aber möglich. Die Kernfakten: Die Daten des Unternehmens und die Konfiguration seiner Systeme gehören dem Unternehmen, nicht dem Anbieter — das Zurückhalten von Passwörtern ist eine Grundlage für rechtliche Ansprüche. In der Praxis funktioniert diese Reihenfolge: formelle Aufforderung (E-Mail + Schreiben) mit Frist, Verweis auf Vertrag und DSGVO (der Anbieter ist meist Auftragsverarbeiter), erst danach rechtliche Schritte.
Parallel die technische Seite: Ein erfahrenes Team kann die Kontrolle über die Umgebung ohne Mitwirkung des Vorgängers zurückgewinnen — über physischen Zugriff auf die Server, Konto-Wiederherstellungsverfahren der Hersteller (Microsoft, Domain-Registrare) und Rekonfiguration der Netzwerkgeräte. Das verlängert die Übernahme um 1–2 Wochen, ist aber machbar — wir haben es viele Male getan.
Die ersten 30 Tage — woran Sie erkennen, dass Sie richtig gewählt haben
- Sie erhalten die Dokumentation Ihrer Umgebung als Eigentum — Netzwerkplan, Systemliste, Prozeduren. Das ist Ihre Versicherung für jeden künftigen Wechsel.
- Ein Ticketsystem mit sichtbarem Status funktioniert — nicht „ich habe gemailt und nichts gehört“.
- Nach dem Audit erhalten Sie einen Maßnahmenplan mit Prioritäten und Preisen — keine Panikmache und kein Upselling.
- Das Backup wurde durch eine echte Wiederherstellung getestet, nicht nur „eingerichtet“.
- Der erste Monatsbericht kommt, ohne dass Sie ihn anmahnen müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine IT-Übernahme bedeutet 3–4 Wochen überlappende Arbeit mit dem alten Anbieter — ohne Stillstand; wählen Sie den neuen Partner vor der Kündigung.
- Vor der Kündigung: Prüfen Sie, auf wen Domain, Lizenzen und Abonnements registriert sind, und sichern Sie eine unabhängige Kopie der kritischen Daten.
- Daten und Konfiguration gehören Ihrem Unternehmen — und ein erfahrenes Team gewinnt die Kontrolle über die Umgebung auch ohne Mitwirkung des Vorgängers zurück.
Häufig gestellte Fragen
Denken Sie über einen Wechsel des IT-Anbieters nach?
Sprechen wir — wir analysieren kostenlos Ihren aktuellen Vertrag und Ihre Situation und zeigen Ihnen einen Übernahmeplan für Ihr Unternehmen. Ein NDA vor dem ersten Gespräch ist bei uns Standard.